Die Begrüßung festlegen – in bis zu sechs Sprachen

Die Willkommensnachricht ist das Erste, was Anrufer hören – sie entscheidet in Sekunden, ob sich das Gespräch gut anfühlt. Halten Sie sie kurz, sagen Sie freundlich, wer da spricht, und erfüllen Sie nebenbei die KI-Kennzeichnungspflicht. Und weil Anrufer nicht alle Deutsch sprechen: Sie können die Begrüßung in sechs Sprachen hinterlegen, der Agent erkennt die Sprache des Anrufers automatisch und wählt die passende.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Begrüßung

So geht's

1. Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie in den Tab Begrüßung.

2. Schreiben Sie im Tab DE Ihre deutsche Willkommensnachricht. Bewährtes Muster: „Hallo! Hier ist [Name], die KI-Assistenz von [Firma]. Dieser Anruf wird von einer KI geführt und zu Qualitätszwecken aufgezeichnet. Wie kann ich Ihnen helfen?" [Screenshot: Willkommensnachricht mit Sprach-Tabs DE bis PT]

3. Beachten Sie den Hinweis unter dem Eingabefeld: Laut EU AI Act / DSGVO soll die Begrüßung erwähnen, dass der Anruf von einer KI geführt und zu Qualitätszwecken aufgezeichnet wird – bauen Sie das in jede Sprachversion ein.

4. Wechseln Sie durch die Sprach-Tabs EN, ES, FR, IT, PT und hinterlegen Sie eine Nachricht für jede Sprache, in der bei Ihnen Anrufe eingehen.

5. Speichern – und einmal testweise anrufen.

Beispiel aus der Praxis

Ein Hotel in Tirol pflegt Deutsch, Englisch und Italienisch. Ruft ein Gast aus Mailand an, hört er automatisch die italienische Begrüßung und führt das ganze Gespräch auf Italienisch – ohne Menü, ohne „Für Englisch drücken Sie die 2". Für das Team war das der Moment, in dem der Agent vom Werkzeug zum Aushängeschild wurde.

Gut zu wissen

• Kurz gewinnt: Ein bis zwei Sätze plus eine offene Frage. Alles, was der Agent über Ihr Unternehmen wissen soll, gehört nicht in die Begrüßung, sondern in Wissens-Datenbank und Prompt.

• Die Begrüßung regelt nur den ersten Satz – wie der Agent danach spricht und sich verhält, steuert der System-Prompt.

• Zeitfenster schlagen Standard: Fällt ein Anruf in ein zeitabhängiges Begrüßungsfenster (z. B. „Guten Morgen" bis 09:30), ersetzt dessen Nachricht die Standard-Begrüßung.

• Auch Gruppen im Adressbuch können eine eigene Begrüßung haben – etwa für Stammkunden mit persönlicher Anrede. Denken Sie auch dort an den KI-Hinweis.

• Im selben Tab wartet der Betriebsurlaub: Urlaubszeiträume mit eigener Nachricht, deren Kontext die KI automatisch erhält.