Zeitabhängige Begrüßungen: Morgens anders klingen als abends
Ein „Guten Morgen!" um 8 Uhr wirkt anders als dieselbe Standardansage um 22 Uhr. Mit zeitabhängigen Willkommensnachrichten begrüßt Ihr Agent Anrufer passend zur Tageszeit – automatisch, ohne dass Sie etwas umschalten. Fällt ein Anruf in ein von Ihnen definiertes Zeitfenster, ersetzt dessen Nachricht die Standard-Begrüßung. Und in Kombination mit der Wochentags-Auswahl steckt noch mehr darin: ein Testlabor für die Frage, welche Begrüßung bei Ihren Anrufern am besten ankommt.
So geht's
Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie in den Tab Begrüßung.
Scrollen Sie zum Abschnitt Zeitabhängige Willkommensnachrichten und klicken Sie auf + Zeitfenster.
Legen Sie die Uhrzeiten von – bis fest (z. B. 06:00 – 09:30) und schreiben Sie die Nachricht für dieses Fenster, etwa: „Guten Morgen! Ich bin Ana, die KI-Assistenz von …" [Screenshot: Zeitfenster 06:00–09:30 mit Morgen-Begrüßung und Wochentags-Auswahl]
Optional: Wählen Sie die Wochentage (Mo–So), an denen das Fenster gelten soll. Keine Auswahl bedeutet: Das Fenster gilt jeden Tag.
Legen Sie bei Bedarf weitere Fenster an – etwa 17:00 – 23:00 für den Abend – und klicken Sie auf Speichern.
Für Fortgeschrittene: Begrüßungen gegeneinander testen
Die Wochentags-Auswahl macht aus den Zeitfenstern eine Testmatrix: gleiches Zeitfenster, anderer Wochentag, andere Formulierung. Legen Sie etwa für Montag und Dienstag jeweils dieselben Tagesfenster an (06:00–08:59, 09:00–10:59, 11:00–13:59 …), aber mit unterschiedlichen Varianten – montags „Guten Morgen, ich bin …", dienstags „Servus, hier ist …". So hört jeder Anrufer genau eine Variante, und Sie sammeln Vergleichsdaten, ohne je etwas umzuschalten.
Was sich zu variieren lohnt: die Anrede (Servus / Hallo / Guten Morgen), die Zusicherung („Du musst nicht auflegen – sprich mit mir wie mit einem Menschen") und die Formulierung des Aufnahme-Hinweises – als beiläufige Ansage oder als höfliche Frage („Darf ich das Gespräch aufnehmen und transkribieren?").
Ausgewertet wird von Hand, aber schnell: In der Anrufliste vergleichen Sie pro Wochentag die abgebrochener_anruf-Tags und die Gesprächsdauern; die Inhaltssuche zeigt, wie Anrufer auf einzelne Formulierungen reagieren.
Beispiel aus der Praxis
Ein Kollege aus dem Callana-Team nutzt seinen persönlichen Agenten als Dauerversuch: Der Agent hebt ab, wenn er selbst nicht erreichbar ist – und pro Wochentag sind dieselben Tagesfenster hinterlegt, jeweils mit leicht anderen Formulierungen, von der Anrede bis zur Aufnahme-Frage. Nach zwei Wochen war am Abbruchverhalten und an den Gesprächsverläufen klar ablesbar, welche Varianten Anrufer entspannt weiterreden lassen – die Gewinner-Formulierung wurde zur neuen Standard-Begrüßung. Aufwand: einmal einrichten, danach nur noch ablesen.
Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Begrüßung
Gut zu wissen
Außerhalb aller Zeitfenster greift automatisch Ihre Standard-Willkommensnachricht – Sie brauchen kein „Rest des Tages"-Fenster anzulegen.
Sauber testen: Ändern Sie pro Variante möglichst nur eine Sache. Und bedenken Sie, dass sich Wochentage systematisch unterscheiden (Montagsanrufer sind nicht Samstagsanrufer) – über zwei, drei Wochen rotieren macht das Ergebnis belastbar.
EU AI Act / DSGVO: Erwähnen Sie in jeder Begrüßungsvariante, dass der Anruf von einer KI geführt und aufgezeichnet wird – das Eingabefeld im Begrüßungs-Tab erinnert Sie daran. Gerade beim Testen mit vielen Varianten leicht zu übersehen.
Auch klassisch stark: morgens auf freie Termine am selben Tag hinweisen, abends auf die Online-Buchung – und am Ruhetag greift über die Wochentags-Auswahl einfach die Standard-Begrüßung.
Für Urlaubszeiten gibt es einen eigenen Weg: Unter Betriebsurlaub hinterlegen Sie ganze Zeiträume mit eigener Nachricht – die KI erhält den Urlaubskontext automatisch fürs Gespräch.