Zeitabhängige Begrüßungen: Morgens anders klingen als abends

Ein „Guten Morgen!" um 8 Uhr wirkt anders als dieselbe Standardansage um 22 Uhr. Mit zeitabhängigen Willkommensnachrichten begrüßt Ihr Agent Anrufer passend zur Tageszeit – automatisch, ohne dass Sie etwas umschalten. Fällt ein Anruf in ein von Ihnen definiertes Zeitfenster, ersetzt dessen Nachricht die Standard-Begrüßung.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Begrüßung

So geht's

1. Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie in den Tab Begrüßung.

2. Scrollen Sie zum Abschnitt Zeitabhängige Willkommensnachrichten und klicken Sie auf + Zeitfenster.

3. Legen Sie die Uhrzeiten von – bis fest (z. B. 06:00 – 09:30) und schreiben Sie die Nachricht für dieses Fenster, etwa: „Guten Morgen! Ich bin Ana, die KI-Assistenz von …" [Screenshot: Zeitfenster 06:00–09:30 mit Morgen-Begrüßung und Wochentags-Auswahl]

4. Optional: Wählen Sie die Wochentage (Mo–So), an denen das Fenster gelten soll. Keine Auswahl bedeutet: Das Fenster gilt jeden Tag.

5. Legen Sie bei Bedarf weitere Fenster an – etwa 17:00 – 23:00 für den Abend – und klicken Sie auf Speichern.

Beispiel aus der Praxis

Ein Friseursalon begrüßt Anrufer zwischen 08:00 und 11:00 mit „Guten Morgen" und dem Hinweis, dass für denselben Tag oft noch Termine frei sind. Ab 18:00 verweist ein Abendfenster freundlich auf die Online-Terminbuchung. Beide Fenster gelten Di–Sa – am Montag (Ruhetag) greift automatisch die Standard-Begrüßung.

Gut zu wissen

• Außerhalb aller Zeitfenster greift automatisch Ihre Standard-Willkommensnachricht – Sie brauchen kein „Rest des Tages"-Fenster anzulegen.

• EU AI Act / DSGVO: Erwähnen Sie in jeder Begrüßungsvariante, dass der Anruf von einer KI geführt und zu Qualitätszwecken aufgezeichnet wird – das Eingabefeld im Begrüßungs-Tab erinnert Sie daran.

• Für Urlaubszeiten gibt es einen eigenen Weg: Unter Betriebsurlaub hinterlegen Sie ganze Zeiträume mit eigener Nachricht – und die KI erhält den Urlaubskontext automatisch fürs Gespräch.

• Ihre Standard-Begrüßung pflegen Sie mehrsprachig (DE, EN, ES, FR, IT, PT) – der Agent erkennt die Sprache des Anrufers automatisch und wählt die passende Nachricht.