Die Wissens-Datenbank befüllen: Dokumente, aus denen Ihr Agent antwortet

Preisliste, FAQ, Öffnungszeiten, Leistungsbeschreibung – alles, was Ihr Agent über Ihr Unternehmen wissen soll, laden Sie als Dokument hoch. Der Agent liest die Dateien automatisch und beantwortet Anruferfragen daraus. Kein Umschreiben, kein Einpflegen von Hand: Was Sie ohnehin schon als PDF oder Word-Datei haben, wird zur Antwortbasis.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Wissens-Datenbank

So geht's

1. Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie in den Tab Wissens-Datenbank.

2. Klicken Sie auf Datei auswählen – möglich sind PDF, DOCX und TXT, maximal 10 MB pro Datei.

3. Klicken Sie auf Hochladen. Das Dokument erscheint in der Liste und steht dem Agenten sofort zur Verfügung. [Screenshot: Wissens-Datenbank mit hochgeladenen Dokumenten, z. B. Preisliste und FAQ]

4. Ergänzen Sie nach Bedarf weitere Dokumente – mehrere Dateien sind möglich.

5. Prüfen Sie im Tab Funktionen, dass Allgemeine Auskunft aktiviert ist – diese Funktion beantwortet Fragen anhand der hinterlegten Wissensbasis.

Beispiel aus der Praxis

Ein Installateurbetrieb lädt drei Dateien hoch: Preisliste_2026.pdf, FAQ_Notdienst.docx und die Anfahrtszonen als Textdatei. Ab da beantwortet der Agent Fragen zu Kosten, Einsatzgebiet und Notdienstzeiten selbstständig – und nur wer wirklich einen Termin oder den Notdienst braucht, landet beim Team.

Gut zu wissen

• Gute Kandidaten für die Wissensbasis: Preislisten, häufige Fragen, Öffnungszeiten und Anfahrt, Leistungs- und Produktbeschreibungen, Storno- und Lieferbedingungen.

• Lieber mehrere thematische Dateien als ein Riesendokument – klar getrennte Themen (Preise, FAQ, Anfahrt) helfen dem Agenten, die richtige Antwort zu finden, und Ihnen beim Aktualisieren.

• Aktualität ist alles: Ändern sich Preise oder Zeiten, gehört auch das Dokument im Agenten getauscht – der Agent weiß nur, was Sie ihm geben.

• Textbasierte Dateien funktionieren am zuverlässigsten – ein als Text erstelltes PDF ist besser lesbar als ein eingescanntes.

• Die Wissens-Datenbank liefert die Fakten; wie der Agent klingt und sich verhält, steuern Sie getrennt davon im System-Prompt.