Persönliche Begrüßung mit Variablen: „Hallo {callerVorname}!"

Der Unterschied zwischen „Herzlich willkommen bei Firma XY" und „Hallo Maria, schön von Ihnen zu hören!" ist der Unterschied zwischen Hotline und Empfang. Für Kontakte in Ihrem Adressbuch kann der Agent genau das: Er erkennt den Anrufer an der Rufnummer und begrüßt ihn mit dem Willkommenstext seiner Gruppe – inklusive Name.

Wo: KI-Telefonie → Kontakte → Gruppen → Gruppe bearbeiten

So geht's

1. Öffnen Sie Kontakte → Gruppen und bearbeiten Sie die gewünschte Gruppe (oder legen Sie eine neue an, z. B. „Stammkunden").

2. Schreiben Sie den Willkommenstext und setzen Sie die Variablen dort ein, wo der Name stehen soll. Verfügbar sind:

   
   

   Variable	Wird ersetzt durch
   {callerVorname}	Vorname des Kontakts
   {callerName}	Nachname des Kontakts
   {callerGender}	Anrede des Kontakts – für Formulierungen mit Herr/Frau

3. Beispiel: „Hallo {callerVorname}! Hier ist Ana, die KI-Assistenz von [Firma] – dieser Anruf wird zu Qualitätszwecken aufgezeichnet. Geht es um Ihren nächsten Termin?" [Screenshot: Gruppe bearbeiten mit Willkommenstext und Variablen]

4. Speichern – und die passenden Kontakte der Gruppe zuordnen. Wichtig: Die Erkennung läuft über die Telefonnummer, der Kontakt braucht also eine hinterlegte Nummer.

Beispiel aus der Praxis

Eine Physiotherapie-Praxis legt die Gruppe „Stammpatienten" an: „Hallo {callerVorname}, schön, dass Sie anrufen! Geht es um Ihren nächsten Termin oder kann ich sonst etwas für Sie tun?" Die Reaktion am Telefon ist hörbar anders – Anrufer fühlen sich erkannt statt abgefertigt, und viele kommen schneller zum Punkt.

Gut zu wissen

• Gepflegte Kontaktdaten sind die halbe Miete: Ein leeres Vorname-Feld ergibt eine leere Stelle im Satz. Prüfen Sie vor dem Aktivieren, ob Vorname und Anrede bei den Gruppenkontakten ausgefüllt sind.

• Der Gruppen-Willkommenstext ersetzt die Standard-Begrüßung komplett – der KI- und Aufzeichnungshinweis (EU AI Act) gehört deshalb auch hier hinein.

• Persönliche Begrüßung für einen einzelnen Kontakt? Einfach eine Mini-Gruppe mit nur diesem Kontakt anlegen.

• Selbst testen: Legen Sie sich mit Ihrer Handynummer als Kontakt an, ordnen Sie sich der Gruppe zu und rufen Sie an – so hören Sie das Ergebnis in einer Minute.