Rufnummer & Multi-Agent: Wer hebt ab?

Die Rufnummer ist das Zuhause Ihres Agenten: Eingehende Anrufe auf dieser Nummer beantwortet der Agent, der ihr zugewiesen und aktiv ist. Das Spannende dahinter heißt Multi-Agent – mehrere Agenten können sich dieselbe Nummer teilen, aktiv ist immer genau einer. Damit werden Saisonwechsel, Tests und Varianten zur Umschalt-Sache statt zum Umbau.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Rufnummer

Das zeigt der Tab

Unter Zugewiesene Nummer sehen Sie die Telefonnummer Ihres Agenten mit Status-Badge (AKTIV) und dem Hinweis „Eingehende Anrufe werden von diesem Agent beantwortet". Ist Ihr Agent allein auf der Nummer, steht oben auf der Seite zusätzlich der Banner „Einziger Agent auf dieser Nummer". Die Nummer selbst finden Sie außerdem jederzeit oben rechts im Kopf der Agentenseite.

[Screenshot: Rufnummer-Tab mit zugewiesener Nummer und Aktiv-Badge]

Multi-Agent: Eine Nummer, mehrere Agenten

Mehrere Agenten können dieselbe Nummer teilen – nur einer ist gleichzeitig aktiv, und Sie entscheiden, welcher die Anrufe entgegennimmt. Die inaktiven bleiben vollständig konfiguriert und warten auf ihren Einsatz. Typische Einsätze:

• Varianten testen: Zwei Prompts oder Stimmen im Vergleich – umschalten, Anrufliste beobachten, entscheiden.

• Saison-Agenten: Sommer- und Winter-Agent mit eigener Begrüßung und Wissensbasis, gewechselt zum Stichtag.

• Sonderbetrieb: Ein Agent für den Normalfall, einer für Inventur, Messe oder Notbetrieb.

Der schnellste Weg zur zweiten Variante ist der Button „Diesen Agenten duplizieren / kopieren" oben auf der Agentenseite – Kopie anlegen, anpassen, bei Bedarf aktiv schalten.

Beispiel aus der Praxis

Vor der Sommersaison dupliziert ein Hotel seinen Agenten, passt bei der Kopie Begrüßung und Wissensbasis auf Saison-Themen an (Poolzeiten, Late-Check-out) und schaltet zum Stichtag um. Die Nummer bleibt dieselbe, der Gast merkt nur den frischen Inhalt – und im Herbst geht es mit einem Klick zurück.

Gut zu wissen

• Ein Agent pro Nummer ist aktiv – am Status-Badge sehen Sie jederzeit, wer gerade abhebt.

• Jeder Agent bringt seine komplette Persönlichkeit mit (Stimme, Begrüßung, Prompt, Funktionen) – der Wechsel des aktiven Agenten tauscht also alles auf einmal.

• Neue oder zusätzliche Rufnummern richten Sie gemeinsam mit dem Callana-Team ein.