EU AI Act & DSGVO: Der KI-Hinweis in der Begrüßung

Transparenz ist bei KI-Telefonie Pflicht und guter Stil zugleich: Anrufer sollen wissen, dass sie mit einer KI sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Callana erinnert Sie direkt im Begrüßungs-Tab daran – dort steht unter dem Eingabefeld der Hinweis, dass die Begrüßung erwähnen soll, dass der Anruf von einer KI geführt und zu Qualitätszwecken aufgezeichnet wird. Dieser Artikel zeigt, wie Sie das elegant umsetzen.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Begrüßung

So setzen Sie den Hinweis um

1. Formulieren Sie den Hinweis kurz und beiläufig – ein Halbsatz reicht, damit der Anrufer Bescheid weiß: „Hallo! Hier ist Ana, die KI-Assistenz von [Firma] – dieser Anruf wird zu Qualitätszwecken aufgezeichnet. Wie kann ich Ihnen helfen?"

2. Platzieren Sie ihn im ersten Satz, nicht am Ende der Begrüßung – Anrufer beginnen oft schon zu sprechen, bevor eine lange Ansage fertig ist.

3. Gehen Sie alle Begrüßungsvarianten durch – jede ersetzt die Standard-Nachricht komplett, der Hinweis muss also überall stehen:

   
   

   Variante	Wo gepflegt
   Standard-Begrüßung, alle Sprachversionen (DE–PT)	Tab Begrüßung
   Jedes Zeitfenster (Morgen-/Abend-Begrüßung)	Tab Begrüßung → Zeitabhängige Nachrichten
   Jeder Gruppen-Willkommenstext (z. B. Stammkunden)	Kontakte → Gruppen
   Die Betriebsurlaubs-Nachricht	Tab Begrüßung → Betriebsurlaub

4. Testanruf machen und hören, ob der Hinweis natürlich klingt – er soll informieren, nicht wie eine Rechtsbelehrung wirken.

Beispiel aus der Praxis

Eine Kanzlei hatte den Hinweis anfangs ans Ende einer längeren Begrüßung gehängt – viele Anrufer redeten schon mittendrin los. Jetzt steht er als Halbsatz direkt nach dem Namen: kurz, beiläufig, und niemand stolpert mehr darüber. Nebeneffekt: Die Begrüßung wurde insgesamt kürzer und wirkt professioneller.

Gut zu wissen

• Kurz schlägt juristisch: Der Anrufer braucht die klare Information, keinen Paragraphentext. „Von einer KI geführt" und „wird aufgezeichnet" sind die beiden Kernpunkte.

• Ein guter Selbsttest: Rufen Sie mit einer nicht hinterlegten Nummer an (Standard-Begrüßung) und einmal als bekannter Kontakt (Gruppen-Begrüßung) – so hören Sie beide Varianten.

• Hinweis: Dieser Artikel ist eine praktische Umsetzungshilfe und keine Rechtsberatung. Welche Formulierungen und Pflichten für Ihren konkreten Fall gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.