Funktionen zuweisen: Was Ihr Agent können soll

Ein Callana-Agent kann mehr als reden – er nimmt Anfragen auf, stellt durch, dokumentiert Beschwerden. Was davon ein Agent beherrschen soll, entscheiden Sie pro Agent mit einem Häkchen. Das hält jeden Agenten fokussiert: Der Support-Agent muss nichts vom Vertrieb wissen und umgekehrt.

Wo: KI-Telefonie → Agenten → Agent auswählen → Tab Funktionen

Die sechs Funktionen im Überblick

So geht's

1. Öffnen Sie Ihren Agenten und wechseln Sie in den Tab Funktionen.

2. Aktivieren Sie per Häkchen die Funktionen, die dieser Agent beherrschen soll – der Zähler darunter zeigt den Stand (z. B. „5 von 6 Funktionen aktiv"). [Screenshot: Funktionen-Tab mit aktivierten Funktionskarten]

3. Wichtig zu verstehen: Hier weisen Sie Funktionen nur zu. Die inhaltliche Konfiguration – welche Anfragen es gibt, wohin weitergeleitet wird – erledigen Sie in der Übersicht in der Karte „Funktionen" (siehe die verlinkten Artikel zu Anfragen und Weiterleitungen).

4. Im selben Tab finden Sie darunter die Integrationen (Resmio, Aleno, bexio, Outlook), die Sie dem Agenten ebenfalls per Häkchen zuschalten.

Beispiel aus der Praxis

Eine Zahnarztpraxis startet ihren neuen Agenten bewusst schlank: nur „Allgemeine Auskunft" und „Anfragen aufnehmen". Nach zwei Wochen, als das Vertrauen da ist, kommen „Weiterleitung" an die Rezeption und „Abgebrochene Anrufe" dazu. Funktionen lassen sich jederzeit nachrüsten – niemand muss am ersten Tag alles aktivieren.

Gut zu wissen

• Zuweisen und Konfigurieren sind zwei Orte: Häkchen hier im Agenten, Details in der Übersicht unter „Funktionen". Ein aktiviertes Häkchen ohne Konfiguration bewirkt noch wenig.

• Schlank starten: Weniger Funktionen bedeuten klarere Gespräche. Erweitern Sie, wenn die Basis sauber läuft.

• Die Adressbuch-Weiterleitung setzt voraus, dass für den Agenten das Adressbuch aktiviert ist (Tab Allgemein → „Adressbuch aktivieren").

• Abgebrochene Anrufe sind unterschätzte Rückruf-Chancen: Wer nach 10 Sekunden auflegt, wollte vielleicht einen Menschen – die Funktion sammelt genau diese Nummern für Sie.