Gruppen erstellen & verwalten: Regeln für viele Kontakte auf einmal

Statt für jeden Kontakt einzeln zu regeln, wie er begrüßt und behandelt wird, definieren Sie das einmal pro Gruppe: Stammkunden bekommen eine persönliche Begrüßung, Lieferanten landen direkt beim Einkauf, Störer hören das Besetztzeichen. Neue Kontakte erben die Regeln, sobald Sie sie der Gruppe zuordnen.

Wo: KI-Telefonie → Kontakte → Button Gruppen

So geht's

1. Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie oben rechts auf Gruppen.

2. Legen Sie mit + Neue Gruppe eine Gruppe an und vergeben Sie einen Gruppennamen (Pflichtfeld). [Screenshot: Gruppen-Übersicht mit Gruppenkarten und Status-Badges]

3. Optional: Schreiben Sie einen Willkommenstext – er ersetzt die Standard-Begrüßung des Agenten für alle Kontakte dieser Gruppe. Mit den Variablen {callerVorname}, {callerName} und {callerGender} wird die Ansprache persönlich (eigener Artikel dazu ist verlinkt).

4. Optional: Aktivieren Sie eine Weiterleitungsregel und wählen Sie den Typ – Rufnummer (Anruf geht an eine feste Nummer) oder Agent (ein bestimmter Agent übernimmt, per Dropdown wählbar). Die Regel gilt für alle Kontakte der Gruppe, die keine eigene Regel haben.

5. Optional: Anrufe blockieren – alle Kontakte der Gruppe werden sofort abgewiesen (Besetztzeichen).

6. Speichern. Danach ordnen Sie Kontakte zu: in der Kontaktliste beim jeweiligen Kontakt einfach im Feld Gruppe die passende auswählen.

Beispiel aus der Praxis

Ein Handelsbetrieb arbeitet mit drei Gruppen: „Stammkunden" (persönliche Begrüßung mit Vornamen plus Weiterleitung zum Vertriebs-Agenten), „Lieferanten" (Weiterleitung an die Durchwahl des Einkaufs) und „Blacklist" (blockiert). Jeder neue Kontakt wird beim Anlegen direkt einsortiert – die Regeln greifen ab dem nächsten Anruf.

Gut zu wissen

• Kontakt schlägt Gruppe: Hat ein Kontakt eine eigene Weiterleitungsregel, gewinnt sie – die Gruppenregel greift nur bei Kontakten „ohne eigene Regel".

• Die Status-Badges auf den Gruppenkarten zeigen auf einen Blick, was eine Gruppe tut: Begrüßungstext, zugewiesener Agent, „Keine Weiterleitungsregel" oder „Blockiert".

• Eine Gruppe kann Begrüßung und Weiterleitung kombinieren – erst die persönliche Ansprache, dann die Durchstellung.

• Gruppenregeln wirken bei Agenten, für die das Adressbuch aktiviert ist (Agenten → Tab Allgemein).

• Über die Symbole auf der Gruppenkarte können Sie Gruppen ansehen, bearbeiten und löschen.