Kontakte anlegen & bearbeiten – direkt in der Tabelle

Das Adressbuch ist die Grundlage für alles Persönliche in Callana: Nur wen der Agent kennt, kann er mit Namen begrüßen, gezielt durchstellen oder blockieren. Gepflegt wird direkt in der Tabelle – neue Zeile auf, Felder ausfüllen, Haken setzen.

Wo: KI-Telefonie → Kontakte

So geht's

1. Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie oben rechts auf + Neu – in der Tabelle erscheint eine neue Eingabezeile.

2. Füllen Sie die Felder aus: Anrede (Herr/Frau), Name, Vorname, Firma, Telefon und Adresse. Das wichtigste Feld ist die Telefonnummer – über sie erkennt der Agent den Anrufer. Am besten in internationaler Schreibweise (+43 …). [Screenshot: Eingabezeile in der Kontakttabelle]

3. Optional direkt in derselben Zeile: die Gruppe wählen (Dropdown) und eine eigene Weiterleitung setzen – Aus, Nummer oder Agent.

4. Bestätigen Sie mit dem grünen Haken (das X verwirft die Eingabe).

5. Bestehende Kontakte bearbeiten Sie auf dieselbe Weise direkt in der Zeile – Feld ändern, Haken setzen, fertig.

6. Wiederfinden: über das Suchfeld oben oder die A–Z-Leiste unter der Überschrift.

Beispiel aus der Praxis

Ein Installateur legt nach jedem Erstauftrag den Kunden mit Nummer an und setzt die Gruppe „Kunden". Ruft derselbe wieder an, greifen ab sofort die Gruppenregeln – vom persönlichen „Hallo Herr Maier" bis zur Direktdurchstellung zum Meister. Aufwand pro Kontakt: unter einer Minute.

Gut zu wissen

• Die Telefonnummer ist der Schlüssel. Ein Kontakt ohne Nummer wird beim Anruf nicht erkannt – Begrüßung, Weiterleitung und Blacklist laufen alle über die Nummernerkennung.

• Für größere Bestände gibt es den Import-Button oben rechts – so müssen Sie nicht hunderte Kontakte einzeln antippen.

• Die Weiterleitung pro Kontakt hat Vorrang vor der Gruppenregel – Details im Artikel zu den Weiterleitungsregeln.

• Adressbuch-Regeln wirken bei Agenten, für die das Adressbuch aktiviert ist (Agenten → Tab Allgemein).