Guidelines für KI-Telefonassistenz

Diese Vorlage soll dabei helfen, Inhalte so aufzubereiten,
dass sie von der Telefon-KI zuverlässig verstanden, natürlich gesprochen
und korrekt wiedergegeben werden.

Grundprinzip

Schreiben Sie Inhalte so,
wie Sie diese einem Gast am Telefon erklären würden, aber:

Nicht formell.
Nicht juristisch.
Nicht werblich.
Sondern klar, strukturiert und eindeutig.

Sonderzeichen normalisieren

Preise

Empfehlung: (Bsp. Preise) ausschreiben.

Gut

Der Evening Spa kostet 50 Euro pro Person.

Auch okay

Der Preis beträgt 50 Euro.

Weniger geeignet

€ 50,00 p. P.

Warum?
Ausgeschriebene Preise werden von der Telefon-KI sicherer erkannt und natürlicher vorgelesen.

Uhrzeiten

Empfehlung: Keine Punkte oder Sonderzeichen verwenden.

Gut

Der Spa-Bereich ist von 10 Uhr bis 21 Uhr geöffnet.

Auch okay

Geöffnet zwischen 10 Uhr und 21 Uhr.

Weniger geeignet

10.00–21.00 Uhr

Zahlen & Mengen

Empfehlung: Kleine Zahlen ausschreiben, große Zahlen einfach halten.

Gut

Geeignet für zwei bis vier Personen.

Auch okay

Geeignet für 2 bis 4 Personen.

Weniger geeignet

2–4 Pers.

Maße & Flächen

Empfehlung: Verständlich statt technisch.

Gut

Der Wellnessbereich umfasst rund 3500 Quadratmeter.

Auch okay

Der Wellnessbereich ist mit 3500 Quadratmetern sehr großzügig gestaltet.

Weniger geeignet

3.500 m²

Temperaturen

Empfehlung: Klar und ausgeschrieben.

Gut

Der Pool ist auf 32 Grad beheizt.

Auch okay

Der Pool hat eine Wassertemperatur von etwa 32 Grad.

Weniger geeignet

32°C

Aufzählungen

Optional, kein Muss: Kurze Sätze als technische Listen.

Gut

Im Spa sind Bademantel, Handtücher und Badeschuhe inkludiert.

Auch okay

Gäste erhalten eine Leihbadetasche mit Bademantel, Handtüchern und Badeschuhen.

Auch okay

• Bademantel

• Handtuch

• Badeschuhe

Klammern & Zusatzinfos

Empfehlung: Zusatzinfos lieber als eigenen Satz formulieren.

Gut

Die Spa-Nutzung ist im Preis enthalten. Sie ist täglich von 10 Uhr bis 21 Uhr möglich.

Auch okay

Die Spa-Nutzung ist von 10 Uhr bis 21 Uhr inklusive.

Weniger geeignet

Spa-Nutzung (10.00–21.00 Uhr)

Bindestriche & Sonderformen

Optional: Einfache Schreibweise bevorzugen.

Gut

Late Check-out

Day Spa

All Inclusive

Auch okay

Late-Check-Out

Day-Spa

All-Inklusive

Wichtige Hinweise & Einschränkungen

Empfehlung: Klar, ehrlich und direkt formulieren.

Gut

Der Wellnessbereich ist nur eingeschränkt barrierefrei. Einige Bereiche sind nur über Treppen erreichbar.

Auch okay

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bereiche barrierefrei zugänglich sind.

Eine Information pro Aussage

Empfehlung: Komplexe Infos aufteilen.

Gut

Ein Late Check-out mit Zimmernutzung kostet 75 Euro pro Person. Alle Inklusivleistungen sind bis 18 Uhr enthalten.

Weniger geeignet

Late Check-out € 75,-- p. P. inkl. aller Leistungen bis 18:00 Uhr.

Struktur & Gliederung der Inhalte

Eine klare Struktur hilft der Telefon-KI, Informationen schnell einzuordnen und korrekt zu beantworten.
Bewährt hat sich eine einfache Gliederung mit Überschriften, zum Beispiel:

• # für Hauptüberschriften (Themenbereiche)

• ## für Unterüberschriften

• ### für Detailabschnitte

Diese Struktur kann sowohl in TXT-Dateien als auch in PDFs verwendet werden.
Wichtig ist, dass pro Abschnitt nur ein Thema behandelt wird und Inhalte logisch zusammengehören.
So kann die KI gezielt auf einzelne Bereiche zugreifen, ohne Informationen zu vermischen oder falsch zu kombinieren.

Beispiel für eine gut strukturierte Wissensdatei

Dieses Format ist:

• leicht verständlich für Menschen

• klar strukturiert für die KI

• einfach erweiterbar bei Preis- oder Saisonänderungen

Typische Fehler bei der Strukturierung einer Wissensdatei (bitte vermeiden)

• Sehr lange Textblöcke ohne Absätze oder Überschriften

• Mehrere unterschiedliche Themen in einem Abschnitt

• Preise, Zeiten und Bedingungen in einem einzigen Satz vermischen

• Abkürzungen, Sonderzeichen oder stark formatierte Prospekttexte

• Uneinheitliche Schreibweisen innerhalb eines Dokuments

Faustregel:

Wenn ein Abschnitt zu lang wird oder mehrere Fragen gleichzeitig beantwortet, sollte er aufgeteilt werden.

Textlänge & Antwortgeschwindigkeit

Die Länge der hinterlegten Texte hat direkten Einfluss auf die Reaktionszeit der Telefon-KI.
Kürzere, klar formulierte Abschnitte können schneller verarbeitet und gezielter abgerufen werden als lange, komplexe Textblöcke.

Für eine schnelle und präzise Beantwortung von Anfragen gilt daher:

Je kompakter eine Information formuliert ist, desto schneller kann die KI darauf reagieren.

Für Gemini 2.5 Flash ideal:

• 200–600 Wörter pro Datei

• lieber zu kurz als zu lang

• keine doppelten Informationen

Empfehlung:

• Lieber mehrere kurze Abschnitte als einen langen Text

• Unnötige Zusatzinformationen vermeiden

• Pro Abschnitt nur die Information hinterlegen, die tatsächlich beantwortet werden soll

Dateiname = wichtigste Keywords

• keine Sonderzeichen

• konsistente Benennung

Das verbessert nicht nur die Antwortgeschwindigkeit, sondern auch die Treffsicherheit der Antworten.

Dateien gliedern & definieren

Mehr Dateien, weniger Text pro Datei = schneller, stabiler, sauberer.

Welche Datei wird wann herangezogen?

Fall A: Konkrete Zimmerfrage

Beispiel:

„Was ist in der Spa Lodge Suite dabei?“

Gezogene Datei:

zimmer_spa_lodge_suite.txt

Warum:

• exakter Namensmatch („Spa Lodge Suite“)

• eindeutiges Thema

• geringe Konkurrenz durch andere Dateien

Best Case: nur eine Datei im Kontext → maximale Geschwindigkeit & Präzision

Fall B: Vergleichs- oder Entscheidungsfrage

Beispiel:

„Welche Suiten gibt es bei euch?“
„Welche Zimmer sind für Familien geeignet?“

Gezogene Dateien:

zimmer_uebersicht.txt
+ 1–2 passende Detaildateien

Warum:

• Übersicht für Kontext

• Details zur Konkretisierung

Deshalb ist die Übersichtsdatei extrem wichtig, aber nicht für Details gedacht.

Fall C: Unscharfe Anfrage

Beispiel:

„Welche Zimmer habt ihr?“
„Was gibt es für Unterkünfte?“

Gezogene Dateien:

zuerst: zimmer_uebersicht.txt
+ ggf. keine Detaildatei, wenn nichts spezifiziert ist

Das ist korrekt so – sonst würde Gemini raten.

Fall D: Mehrdeutige Frage

Beispiel:

„Gibt es große Zimmer?“
„Etwas mit Spa?“

Gezogene Dateien:

2–3 Dateien mit semantischer Nähe
z. B.:

zimmer_spa_lodge_suite.txt
zimmer_panoramasuite_100.txt

Hier entscheidet Struktur + Klarheit, welche Datei gewinnt.

Wie könnt ihr steuern, welche Datei relevant ist?

Ihr habt mehr Kontrolle, als viele glauben.

Hebel 1: Dateiname

Der Dateiname ist oft der erste Filter.

Sehr gut

zimmer_spa_lodge_suite.txt

Schlecht

suite_spa_final_neu.pdf

Empfehlung:

• Hauptbegriff immer im Dateinamen

• Kleinbuchstaben

• Unterstriche statt Sonderzeichen

Hebel 2: Überschrift #

Die erste Überschrift ist der semantische Anker.

Gut

# Spa Lodge Suite

Nicht gut

# Unsere exklusive Spa Lodge

Keine Marketing-Adjektive in der Hauptüberschrift!

Hebel 3: Erste zwei Sätze (unterschätzt, aber brutal effektiv)

Gemini gewichtet den Anfang eines Dokuments stärker.

Optimal

Die Spa Lodge Suite ist für zwei bis vier Personen geeignet.
Sie verfügt über ein separates Wohnzimmer und ein Spa-Badezimmer

Schlecht

Unsere Spa Lodge Suite bietet höchsten Komfort in exklusivem Ambiente

Die ersten zwei Sätze sollten Fakten, keine Stimmung sein.

Hebel 4: Keine redundanten Informationen

Wenn jede Datei schreibt:

„Alle Zimmer verfügen über Balkon und Panoramablick“

Dann:

• steigt Kontext-Rauschen

• sinkt Trennschärfe

Gemeinsame Infos:

• in Übersichtsdatei

• nicht in jeder Detaildatei wiederholen

Hebel 5: Struktur-Konsistenz (Pattern-Effekt)

Wenn alle Zimmerdateien gleich aufgebaut sind, erkennt Gemini schneller:

## Geeignet für
## Größe
## Ausstattung
## Badezimmer
## Besonderheiten

Das beschleunigt nicht nur Retrieval, sondern auch Antwortformulierung.